Descobrir a importância da seleção de ferramentas para automatização de processos significa entender como escolher os meios para alavancar a sua organização e evitar retrabalhos ou erros.

A partir disso, é interessante considerar quais são as ferramentas que seu negócio realmente precisa, bem como apostar em um planejamento efetivo de mudança.

A importância da seleção de ferramentas para automatização de processos: como isso acontece

Primeiramente, a automatização de processos é uma solução eficaz e de indispensável custo-benefício para as empresas, já que estimula a inovação, melhora a captação de dado e reduz a ação manual em tarefas repetitivas.

Dessa forma, o negócio fica mais organizado e prático, funciona em períodos alongados e otimiza o tempo dos colaboradores, que podem se dedicar a outras demandas.

Ao mesmo tempo, há uma facilidade maior na análise de dados e captação de informação. Além de uma leitura mais rápida, contínua e eletiva.

Neste aspecto, é sabido que a automatização é de extrema valia para as organizações, reduzindo custos e aumentando lucros, bem como produtividade.

Entretanto, poucos falam sobre a importância da seleção de ferramentas para automatização de processos condizente com a aplicação. Ou seja, que realmente sejam válidos para o seu negócio.

Como resultado, muitos empreendedores escolhem as ferramentas mais “famosas”, que estão em alta naquele instante, sem considerar exatamente como elas irão impactar no ambiente interno.

Ainda que possam ter efeitos positivos, isso não significa que o quadro geral será benéfico.

Como fazer a seleção

Dentro dessa perspectiva, a seleção de ferramentas é iniciada após a avaliação interna, da empresa, sobre necessidades, pontos fortes, locais de ampliação e integração de sistemas, etc.

Por exemplo, se a organização já possui algum tipo de ferramenta em funcionamento, o primeiro passo é observar como integrar outros aspectos a essa, ampliando o funcionamento.

Mas, se ainda não há nenhuma, o foco é avaliar quais são as necessidades vigentes, onde uma ferramenta terá um maior (e melhor impacto).

Por exemplo, em uma empresa de pet shop (banho e tosa), é indispensável um software de gestão de estoque e agendamentos, evitando a falta de produtos essenciais ou confusões quanto ao cronograma.

Se pensarmos em um pet shop que também oferece hospedagem, há mais itens de estoque a serem considerados e um outro sistema de agendamento, com telefones de emergência, dados sobre vacinação e interação dos pets, etc.

Agora, imagine que a empresa em questão lida com um grande volume de dados, comum em universidades e escritórios. Neste caso, uma automação importante é a digitalização de processos.

Em resumo, a seleção começa com a observação das necessidades vigentes da organização, para então entender o que precisa mudar o quanto antes e aquilo que pode esperar mais.

Nós do Grupo Viseu não aconselhamos a mudança imediata de vários setores.

Isso porque, seria uma mudança gigante, difícil para os colaboradores acompanharem e aprenderem e que dificulta a avaliação posterior, para entender os impactos dessas ferramentas na empresa.

Como especialista no desenvolvimento de soluções digitais, entendemos que é preciso evoluir com calma, consciência e solidez.

O que é um processo dentro da empresa?

Os processos organizacionais se referem as tarefas que são cumpridas dentro de um negócio, geralmente relacionadas de alguma maneira (direta ou indiretamente).

Por exemplo, a produção é um processo e, além dele, há o faturamento, compra de materiais, embalo, entrega e assim por diante. Logo, existem pessoas, atividades e equipamentos distintos que correlacionados.

Conforme o tipo de organização, os processos internos diferem, principalmente ao destrinchar todas as etapas. Mas, para facilitar, há uma divisão geral de 3 processos:

Primário

O processo primário ou finalístico é aquele que gera alguma coisa de forma direta, seja um produto ou serviço, que será acessado pelo público.

Dessa forma, é aqui que a demanda ou necessidade do cliente será atendida.

Esse tipo de processo também costuma ser um identificador da organização. Já que mostra em qual ramo ela atua, o distinto “core business”.

Neste processo, muito provavelmente, haverá os coadjuvantes, que são as demais atividades que cercam a produção até a finalização do que é entregue ao público.

Apoio

As atividades de apoio são os processos que se referem a principal atividade da empresa, mas que não estão relacionadas diretamente com o produto/serviço que é oferecido ao público.

Em outras palavras, são os ramos que auxiliam e otimizam a execução de alguma maneira. Logo, são essenciais e podem garantir que o produto final alcance o resultado esperado.

Gerencial

Por fim, os processos gerenciais são todos aqueles ligados a “gestão” da organização e que possuem uma relação próxima das atividades de apoio e primário.

Então, são esses processos aqui que realizam todo o monitoramento e análise contínua do negócio, elevam a eficiência, apontam os erros e melhorias a serem realizadas, etc.

Enfim, em cada uma dessas “etapas” de processos a importância da seleção de ferramentas para automatização de processos é indispensável para que tudo ocorra com máxima tranquilidade e eficiência.

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