Empresa Brasileira de fornecimento de gás i-Gás, economiza 2000 horas em tempo de processamento e ganha escalabilidade no departamento financeiro, com a implantação de uma solução de RPA da Automation Anywhere aplicada pelo Grupo Viseu.

Perfil da Organização i-Gás

Empresa Brasileira de fornecimento de individualização de gás para condomínio, com 19 anos de tradição, 19 filiais espalhadas pelo Brasil, aproximadamente 1900 condomínios atendidos e 150.000 clientes.

O RPA

Normalmente o departamento financeiro de uma empresa, conta com muitas atividades repetitivas, uma delas refere-se à comunicação bancária (CNAB), que consiste na geração de arquivos com lotes de recebimentos e pagamento a serem enviados para os bancos.

Já imaginou um robô que organiza os títulos a serem enviados para os bancos, gera o arquivo de CNAB, acessa o banco e transmite os arquivos para que os pagamentos e recebimentos sejam agendados, compartilha com o departamento financeiro o histórico do que foi processado e se foi processado com sucesso?

Esse é um grande caso de uso único de RPA.

O desafio que apontou para o uso de Robotic Process Automation

No caso da i-Gás, a necessidade da automatização de processo traduzia-se em gerar Borderôs e CNAB para envio aos bancos, os bancos processarem os arquivos e disponibilizarem novos arquivos de retorno para download, realizar as baixas no Totvs® Protheus e enviar avisos de e-mail em massa através da integração com a Locaweb®.

Nesse fluxo havia um grande volume de processamento e alto nível de criticidade, com natureza totalmente manual e repetitiva. Sendo necessário 3 headcounts exclusivos para o processo, despendendo 5 horas diárias e em uma carga horária específica de execução.

A empresa precisava otimizar o tempo de processamento, liberar o recurso FTE (full time equivalent) e ganhar escalabilidade. E o Robotic Process Automation (RPA) foi a melhor maneira de conseguir isso.

A solução RPA

O Robô (Bot) desenvolvido com a tecnologia RPA da Automation Anywhere pode realizar uma sequência de passos e ações no Totvs® Protheus emulando um usuário.

Portanto, nesse modelo de implantação de RPA arquitetado pelo Grupo Viseu, o Bot acessa o ERP Totvs® Protheus para geração dos Borderôs e dos arquivos de CNAB, envia para os bancos, obtém os arquivos de retorno, processa o retorno, realiza as baixas dos títulos e envia os boletos por e-mail através de uma integração realizada com a Locaweb® para e-mail delivery service.

Os benefícios provenientes das Automações via RPA (Robotic Process Automation) são diversos.

As principais características em termos de aplicabilidade, estão diretamente conectadas em desprender atividades operacionais do time, resultando em uma equipe mais analítica e estratégica. Além de reestruturar a operação tornando-a digital, permitindo ganho de escalabilidade e crescimento de forma sustentável e orgânica.

O resultado da implantação do RPA no departamento financeiro da i-Gás

Com as automações inteligentes de processos, propostas pelo Grupo Viseu em parceria com a Automation Anywhere, os Bots estão disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana e a migração foi concluída com 98% de precisão.

No geral, a i-Gás economizou 2000 horas em tempo de processamento, o processo está totalmente automatizado e com os Bots funcionando desde a madrugada.

As horas de trabalho exigidas da equipe resultou em um aproveitamento significativo em outras demandas do departamento.