Veja como funciona o RPA e se prepare para os negócios

Entender como funciona o RPA é compreender as mudanças de mercado e os avanços tecnológicos que permitem a modernização, o início de uma nova era.

Mesmo que isso não significa uma ruptura de mercado e sim uma alteração constante, que alavanca as possibilidades de transformação em uma sociedade cada vez mais digitalizada.

Assim, vamos mostrar aqui como essa tecnologia funciona e como você pode começar a se preparar para implantar essa ideia dentro da sua equipe e negócio. Seja em uma pequena empresa familiar ou mesmo em uma de grande porte.

Boa leitura!

Como funciona o RPA

Em síntese, RPA é a sigla para robotic process automation e se refere a automação de processos com o objetivo de elevar a produtividade de uma empresa.

Para isso, a tecnologia começa a alterar a forma de trabalho, exercendo atividades que antes precisavam de uma intervenção humana constante.

Porém, diferentemente do que alguns colaboradores podem pensar, essa tecnologia não surge para substituir o homem. E sim para integrar ambos.

Dessa forma, a automação permite que os processos sejam mais rápidos e práticos.

Ao mesmo tempo, isso permite que os colaboradores tenham mais tempo para desempenhar outras atividades essenciais.

O RPA é capaz de otimizar processos, alavancar resultados e melhorar o trabalho interno.

Daí, surge a dúvida: como funciona o RPA?

Veja como funciona o RPA e se prepare para os negóciosEm resumo, a tecnologia funciona como uma aplicação que vai executar atividades especificas de maneira parcial ou completa.

A escolha das atividades varia de acordo com cada empresa e com a forma de implantação que você escolher.

Com isso em mente, o principal objetivo é garantir que as tarefas diárias e repetitivas sejam rapidamente executadas, parcialmente ou completamente automatizadas.

Então, o RPA executa essas tarefas, como que imitando o comportamento humano.

Vale destacar que tudo isso acontece em rede, através de um computador.

Para que isso aconteça, o sistema inteligente tem uma interface.

Essa interface é responsável por construir as tarefas através de recursos e, com isso, é definido os comandos necessários. Automatizando o processo.

Pense que a tecnologia entende qual comando exige um clique, qual exige o arrastar e soltar e assim por diante.

Através dessa compreensão, o RPA repete todas essas atividades sempre que necessário de maneira rápida, independentemente do número de processos.

O principal benefício dessa tecnologia em relação a outras se refere a flexibilidade do software bem como a sua capacidade de se adaptar a vários processos.

Desse modo, é possível resolver e até evitar prejuízos permitindo que o colaborador possa se dedicar a outros trabalhos.

É importante destacar que esses softwares tem como foco atuar em tarefas repetitivas e operacionais.

Geralmente, são aquelas atividades inalteráveis do dia-a-dia de uma empresa.

Principais vantagens

Entre as principais vantagens que você pode garantir ao entender como funciona o RPA e implementar essa tecnologia na sua empresa, podemos destacar:

  • Automatização de atividades comuns do dia-a-dia;
  • Colaboradores com mais tempo para desempenhar outras atividades;
  • Definição de atividades de equipe que realmente precisam de atenção;
  • Aumento da produtividade;
  • Mais motivação para o seu negócio;
  • Redução de erros de processos;
  • Análises mais rápidas e com uma estrutura melhor;
  • Redução de custos a longo prazo;
  • Comunicação mais assertiva, entre outras.

Além do mais, de acordo com o processo que você decidir automatizar, pode garantir uma série de outras vantagens.

Dica de ouro

Algumas empresas já começaram a expandir essa tecnologia e até mesmo o conceito de como funciona o RPA.

Isso porque, incorporam o que chamamos de Intelligent Automation.

Nesses casos, essas empresas aliam diferentes softwares, tecnologias e/ou ferramentas para a automação de processos.

Você pode perceber então uma integração de execuções.

Como a robotização com a inteligência artificial, process mining e outros. Como o RPA é uma solução independente do sistema, dá para usar a tecnologia de maneira ampla.

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Se prepare para os negócios

Sabendo como funciona o RPA, você pode acabar se perguntando:

Como se preparar para os negócios que estão crescendo com essa nova tecnologia? Como posso ser parte dessa nova mudança?

Dessa forma, a preparação consiste em duas principais etapas: definição dos processos que serão automatizados e escolha de software.

Em primeiro lugar, você deve considerar e analisar quais são as atividades da sua empresa que podem se beneficiar com essa tecnologia.

Assim, as mais comuns incluem:

  • Cobrança de cliente;
  • Atualização de perfis;
  • Encerramentos de contas definidas como fraudulentas;
  • Processamento de pedidos;
  • Verificação de pedidos;
  • Abertura de histórico de dados;
  • Operação de aplicações;
  • Gerenciamento de talentos em potencial;
  • Analise e validação de dados da empresa;
  • Monitoramento de tarefas;
  • Realização de cálculos;
  • Análises e atualizações de planilhas, etc.

Veja como funciona o RPA e se prepare para os negócios

Portanto, é preciso analisar o seu negócio e ver quais são as atividades que podem ser automatizadas e como isso será benéfico.

Lembre-se que se trata de um investimento.

Então, além de saber como funciona o RPA e escolher as atividades a serem automatizadas, também é preciso acompanhar a evolução.

Seguindo, você precisa definir quem será o fornecedor do RPA de acordo com as necessidades do seu negócio.

Para isso, você pode avaliar diversas questões, como especificidades técnicas, valores, suporte personalizado e funcionalidades.

Com o Grupo Viseu, você terá uma parceria de desenvolvimento com Consultores certificados.

Assim, você terá mais velocidade e eficiência para os seus processos. Com automação inteligente e suportada por tecnologias renomadas do mercado.

Se quiser saber mais, confira a nossa página para entender melhor nossos diferencias e o que temos a oferecer para o seu negócio.

Aproveite também para conversar com um de nossos representantes e tirar todas as suas dúvidas.

Enfim, ainda ficou com alguma dúvida? Deixe o seu comentário e comece a repensar no método e nas tecnologias que utiliza no seu negócio.

Além disso, se quiser saber mais sobre outro tema, compartilhe com a gente e não deixe de conferir os outros posts aqui da página.

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Grupo Viseu lança e-book para empresas que querem dar os primeiros passos com a metodologia RPA?

Para entender a metodologia RPA, a automação de processos robóticos que tem aberto os caminhos da produtividade em milhares de empresas, o Grupo Viseu lançou um e-book com as principais colunas de atuação da tecnologia.

A pandemia do Covid-19 expôs uma nova realidade para as empresas, a necessidade de alocar pessoas em home-office. A demanda por uma nova infraestrutura digital, novos processos e uma nova operação veio junto.

A pressão constante para aumentar a eficiência e reduzir os custos, fez com que muitas organizações despertassem para a tecnologia de automação de processos robóticos (RPA) como solução para inúmeros processos que vinham sendo executados manualmente.

Segundo o Gartner Group, os gastos com RPA chegarão a U$ 2,4 bilhões em 2022.

“O RPA assume tarefas corriqueiras e repetitivas, deixando os profissionais dedicados para outras atividades de demanda intelectual mais abrangente e de maior valor agregado”, explica João Simão, sócio diretor do Grupo Viseu.

O Grupo Viseu, é uma empresa que tem se destacado com uma das principais implementadoras de RPA no país. Este lançamento lança luz sobre o tema e auxilia as empresas que querem iniciar no assunto. No e-book os decisores encontram definições do que é o RPA, as principais aplicações e a explicação detalhada da metodologia campeã do Grupo Viseu, aplicada em mais 100 empresas e que a colocou no mapa dos principais especialistas no setor de RPA no país.

Com RPA é possível integrar sistemas, transferir dados de sistemas legados, automatizar tarefas antes executados manualmente. ??O e-book trata ainda da assertividade na implantação, os diversos usos que a tecnologia pode oferecer, metodologias e casos de sucesso.

Para baixar, basta acessar a página https://mktmautic.grupoviseu.com.br/campanha/ebook-metodologia-para-projetos-rpa-a, preencher um rápido cadastro e receber um link por email contendo o e-book.

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10 Incríveis Exemplos De RPA Automação De Processos Robóticos Na Prática

De 2020 em diante o mundo enfrenta uma nova realidade no ambiente empresarial. A demanda por uma nova infraestrutura digital, novos processos, nova operação veio junto com a realocação de milhares de profissionais em home office. ??A pressão constante para aumentar a eficiência e reduzir os custos, faz muitas organizações despertarem para a automação de processos robóticos (RPA) como solução.

De acordo com Gartner, os gastos com RPA chegarão a US $2,4 bilhões em 2022.

O RPA assume tarefas corriqueiras e repetitivas, deixando a mão de obra para outras atividades de demanda intelectual mais abrangente e de maior valor agregado.

O que é a automação de processos robóticos (RPA)?

RPA é a tecnologia usada para automatizar tarefas de negócios que são baseados em regras, possuem padrões e são repetitivas.

As ferramentas de RPA permitem que sejam automatizados processos interagindo com diversificadas tecnologias, como por exemplo, plataformas Web, sistemas client-server, Ctrix, Interações com sistemas de ERP (SAP, Oracle, Totvs), interações com e-mail, Integrações via WebServices/API, banco de dados, interações com Excel, Word entre muitas outras ferramentas.

Os benefícios provenientes das Automações via RPA (Robotic Process Automation) são diversos. As principais características em termos de aplicabilidade, estão diretamente conectadas em desafogar uma equipe enxuta, reestruturar a operação tornando-a digital, permitindo que a escalabilidade e o crescimento ocorram de forma sustentável e orgânica.

Como consequência, temos a redução de horas extras para concluir atividades pendentes, o colaborador passa a ter uma satisfação maior com seu trabalho, saindo de um viés operacional para um viés mais analítico, temos uma redução de erros que tende a zero (menos retrabalho), além da agilidade com que os robôs executam os processos proporcionando uma melhor experiência tanto para seu cliente interno quando externo.

Embora o RPA proporcione resultados impressionantes para muitas empresas, existem muitos exemplos em que as implementações de RPA falham. Isto se dá quando as empresas não aplicam uma boa arquitetura inicial de implementação, além da metodologia de documentação e as boas práticas de desenvolvimento. Só descobrem que é mais complexo do que parece, quando fazem o deploy para produção e passam a enxergar a complexidade e governança pós Go Live, momento em que o time de monitoramento e sustentação precisa estar estruturado para absorver essa responsabilidade.

Nesta seara é que surge o Grupo Viseu com amplo domínio da tecnologia e metodologia, fazendo com que essa jornada Digital Workforce ocorra de forma ágil, estruturada e com 100% da mão de obra certificada.
A evolução do RPA combina inteligência artificial (IA) e Robotização de Processo com aprendizado de máquina, tornando a digitalização dos processos ainda mais poderosa e abrangente. Essa combinação de tecnologias no fluxo de digitalização dos processos, é conhecida como Hyperautomation ou Hiperautomação.

Imagine o RPA sendo os braços e pernas de um bot e a inteligência artificial tomando decisões como um cérebro. A IA fica mais inteligente ao longo do tempo, avaliando os dados que a RPA pode fornecer. Em vez de apenas completar a ação programada, RPA, com a ajuda da IA, será capaz de auxiliar nas tomadas de decisões.

10 exemplos de automação de processos via RPA e IA

A RPA é um grande pilar da transformação digital das empresas de variados segmentos e diversificadas áreas de negócios. Veja alguns exemplos?

1. Entrada de Notas Fiscais de Produtos / Serviços / CT-e

O Processo de Entrada de Nota Fiscal é um grande demandante de automação nas empresas. Principalmente para Notas Fiscais de Serviços onde cada prefeitura possui seu layout próprio.

Da ótica de solução, podemos realizar o processo de diversas formas, com o robô conectando no Sefaz/prefeituras, baixando o XML ou PDF, extraindo os dados e lançando em seu ERP. O Robô pode receber as Notas por e-mail, baixar os anexos, extrair os dados e lançar no ERP. Além do fator regras de negócio, onde podemos acrescentar validações fiscais, contábeis e peculiares do seu processo, na inteligência do robô.

Ao final processo, a área de negócio sempre recebe o resultado de tudo que o robô processou para acompanhamento.

2. Conciliação Bancária

As conciliações bancárias, dependendo da volumetria financeira, acontecem muitas vezes de forma diária. O processo consiste em baixar o extrato do banco e cruzar com as movimentações realizadas no módulo financeiro do seu ERP.

Já imaginou um robô acessando as contas bancárias, extraindo os dados, cruzando com todas as movimentações do seu ERP, identificando todas as divergências e apontando para o seu recurso da tesouraria apenas onde não foi identificada a movimentação para ele atuar apenas no erro? Sim, com RPA hoje é possível e podemos ir até mais além, o que o robô identificar que se trata de taxas, ele mesmo se encarrega de realizar a movimentação no sistema.

3. Cadastro de Clientes e Fornecedores

Um processo simples, porém, acaba envolvendo diversas áreas e tomando bastante tempo dos envolvidos. Vendas ou Compras demandam normalmente esse cadastro que precisa passar pelo Fiscal, Financeiro e até mesmo o Contábil para concluir e disponibilizar o cliente ou fornecedor no ERP.

Acredito que com tudo que foi lido até aqui, você já imaginou o robô validando o endereço e situação do CNPJ na receita federal, Sintegra, se é Simples Nacional, Consultando Serasa e definindo o limite de crédito entre diversas outras interações e validações que é possível acrescentarmos nesse fluxo de on boarding. Robotização end-to-end do Processo.

4. Processo de Chargeback

A RPA & IA fornece a arquitetura perfeita para garantir que todos as solicitações de estorno feitas diretamente nas adquirentes, gerem as devidas evidências para saber se a solicitação de estorno é devida. Utilizando dos dados das adquirentes, através de IA para localizar registros no Data Lake, gerar documentos com as evidências e enviar para o time de Legal aprovar o processo. Um tempo precioso é poupado, para que a energia seja gasta nas análises e não na pesquisa de dados e geração de evidências.

5. On Boarding e Off Boarding de Colaboradores

Processo bastante burocrático e muitas vezes muito moroso, envolvendo muitos documentos, contratos, equipamentos, benefícios, exames, criação de perfil de acesso nos sistemas, criação de e-mails entre outros pré-requisitos necessários para que no dia de inicio do colaborador, o ambiente de trabalho esteja 100% estrutura. A jornada inicial precisa ser motivadora, bem organizada e refletindo de fato uma cultura digital.

Qual o papel do RPA & IA nessa jornada? Ele faz todo o fluxo de on boarding sem interação direta com seu RH. Através de um Chat Bot via WhatsApp podemos solicitar os documentos, extrair os dados, inputar no sistema de Folha, solicitar os equipamentos necessários, gerenciar o Status de disponibilidade, integrar com os sistemas internos para criação dos usuários de acordo com o perfil de acesso, integrar com alguma empresa de assinatura digital. Uma vez modelada a jornada, muitas tecnologias poderão contribuir para que o fluxo seja digitalizado de ponta-a-ponta.

6. Atualização cambial diária

No caso de utilizar transações em outras moedas e precisar ter o fechamento cambial sempre atualizado no sistema. Assim que disponibilizado no site do banco central ou outra referência que deseja utilizar. Diariamente o robô consulta a disponibilidade do cambio, obtém os valores referência e realiza o lançamento no SAP, Totvs Protheus ou qualquer outro ERP que utilizar.

7. Envio e Retorno de CNAB

Uma atividade repetitiva e diária do Financeiro, onde é necessário organizar os títulos a serem enviados para o banco, gerar o arquivo de CNAB, acessar o banco e transmitir o arquivo para que os pagamentos e recebimentos sejam agendados. Tanto a geração do arquivo de envio, quanto o processo de retorno do CNAB podem ser robotizados de forma completa, compartilhando com o departamento financeiro o histórico do que foi processado e se foi processado com sucesso.

8. Contas de Concessionária e Telefonia

Toda gestão das contas de concessionárias, desde a conexão com as concessionárias / operadoras de telefonia, até a baixa do boleto, extração dos dados, lançamento no sistema e conexão com o processo 7 citado acima.

É possível além de obter os dados, validar com base no histórico para saber se houve alguma disparidade que seja importante acionar a área de negócio para análise.
Dashboards gerenciais são sempre importantes para que a área de negócio tenha visibilidade do que foi processado e o status de cada conta.

9. Emissão de Certidões

E gestão de certidões municiais, federais e jurídicas podem ser gerenciadas por robôs. Definida a periodicidade de análise, o robô obtém a certidão no órgão responsável, análise se está positiva e no caso de possuir alguma débito envia para a área de negócio avaliar e ver as providências a serem tomadas.

10. Obrigações Fiscais / Contábeis

Além de auxiliar nas informações e preparar os arquivos a serem enviados para as entidades responsáveis, o robô pode validar os arquivos nos validadores e avaliar se possui inconsistências.
Poupando muito tempo de preparação dos arquivos e validação, para que a área Fiscal / Contábil atue somente em caso de os arquivos estarem inconsistentes.

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